Lors d’un audit Qualiopi, la présence du dirigeant ou d’un salarié mandaté de façon permanente est une exigence clé. Cette personne doit participer activement et pouvoir répondre aux questions de l’auditeur. En cas de doute sur son identité ou son niveau d’implication, l’audit peut être interrompu prématurément.
Qui doit être présent lors d'un audit Qualiopi ?
Le Référentiel National Qualité (RNQ) impose la présence d’un représentant légal ou d’un salarié mandaté de manière permanente par l’organisme. Ce mandat doit être formalisé et couvrir la durée de l’audit. Un référent externe peut accompagner cette personne, mais il ne peut pas la remplacer.
- Le dirigeant (gérant, président, etc.) est le représentant légal par défaut.
- Un salarié en CDI ou en CDD couvrant la période de l’audit peut être mandaté par écrit.
- Un intérimaire ou un prestataire externe ne peut pas être désigné comme représentant permanent.
- Le mandat doit être disponible sur demande lors de l’audit.
Qu'attend l'auditeur de la personne présente ?
La « présence » implique une participation active, avec un niveau minimal de réponses aux questions posées. L’auditeur évalue la capacité de cette personne à engager l’organisme et à fournir des éléments concrets sur les processus qualité.
- Elle doit pouvoir expliquer les modalités de mise en œuvre des indicateurs audités.
- Elle doit avoir accès aux documents et preuves demandés par l’auditeur.
- Elle peut se faire accompagner par un référent interne ou externe, mais doit rester l’interlocuteur principal.
- Un simple rôle d’observateur ou de transmission des questions ne suffit pas.
Vérification d'identité : une obligation ou une possibilité ?
L’auditeur peut demander à vérifier l’identité de la personne présente, sans que cela ne constitue une obligation. Cette vérification vise à s’assurer que le représentant désigné est bien celui prévu par le mandat.
- Un justificatif d’identité (carte nationale d’identité, passeport) peut être demandé.
- Le mandat écrit doit correspondre à la personne présente.
- En cas de doute, l’auditeur peut suspendre l’audit pour clarifier la situation.
- À ce jour, aucun texte ne fixe de modalité précise pour cette vérification, qui relève de la pratique professionnelle.
Que risque-t-on en cas d'absence ou de doute ?
L’absence du dirigeant ou d’un salarié mandaté, ou un doute sur son identité, peut entraîner l’interruption de l’audit. Cette décision relève de l’appréciation de l’auditeur et du comité de certification.
- L’audit peut être reporté, avec des frais supplémentaires pour l’organisme.
- Un doute persistant peut conduire à une non-conformité majeure, voire à un refus de certification.
- En cas d’interruption, l’organisme doit justifier les raisons de l’absence et proposer une nouvelle date.
- Aucune sanction automatique n’est prévue, mais le risque de non-certification est réel.
Pour préparer au mieux votre audit, consultez la page dédiée au processus de certification Qualiopi.
Questions fréquentes
Un dirigeant peut-il se faire représenter par un prestataire externe lors de l’audit ?
Non. Seul un salarié mandaté de manière permanente peut représenter le dirigeant. Un prestataire externe, même régulier, ne peut pas être désigné comme représentant permanent, sauf s’il est salarié de l’organisme. En revanche, un prestataire externe peut tout à fait accompagner son client avant, pendant et après l'audit.
Que faire si le dirigeant est indisponible le jour de l’audit ?
Il doit désigner par écrit un salarié en CDI ou en CDD couvrant la période de l’audit. Ce mandat doit être transmis à l’auditeur avant le début de l’audit. En cas d’imprévu, il est recommandé d’en informer l’organisme certificateur dès que possible.
L’auditeur peut-il exiger un justificatif d’identité systématiquement ?
Non. La vérification d’identité est une possibilité, non une obligation. Elle dépend du contexte et de la pratique de l’auditeur. En cas de demande, un justificatif valide (carte d’identité, passeport) doit être présenté. Un auditeur Qualiopi n'est pas investi des pouvoirs de contrôle d'identité reconnus aux forces de l'ordre (Code de procédure pénale).
