Cette opération ne correspond ni à une nouvelle certification ni à la transmission du certificat à une autre entreprise. Elle permet à un organisme certificateur accrédité de reprendre une certification existante, valide et délivrée à la même structure juridique. La procédure, les vérifications documentaires et les décisions possibles sont encadrées par l’article 7 de l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit Qualiopi.
Qu’est-ce qu’un transfert de certification Qualiopi ?
Le transfert correspond à la reprise d’une certification Qualiopi existante et valide par un autre organisme certificateur accrédité.
La reprise concerne l’intégralité du périmètre figurant sur le certificat :
les catégories d’actions certifiées ;
les sites rattachés à la certification ;
la date de fin de validité du certificat ;
les éventuelles non-conformités ou actions correctives encore en cours.
Le transfert ne permet donc pas de sélectionner uniquement une catégorie d’actions ou une partie des sites certifiés. Le texte réglementaire précise que la certification est reprise « sur l’ensemble de son périmètre ».
Lorsqu’un organisme souhaite changer de certificateur, deux possibilités existent : déposer une nouvelle demande avec un audit initial ou solliciter le transfert de la certification existante. La seconde possibilité suppose que les conditions réglementaires du transfert soient réunies.
Le transfert concerne un changement de certificateur, pas un changement de structure
Le transfert Qualiopi ne doit pas être confondu avec la transmission d’un certificat à une autre société.
La certification est rattachée à l’organisme identifié sur le certificat, notamment par sa raison sociale, son numéro SIREN et son numéro de déclaration d’activité. Le ministère du Travail précise que le transfert d’une certification Qualiopi entre deux structures distinctes n’est pas autorisé. La création d’une nouvelle personne morale ne permet donc pas de reprendre automatiquement la certification détenue par une autre entité.
Le transfert réglementaire porte uniquement sur le changement de l’organisme chargé de délivrer et de suivre la certification.
Quelles sont les conditions permettant le transfert ?
Plusieurs conditions sont examinées par l’organisme certificateur récepteur.
La certification doit être valide
Le certificat présenté doit être en cours de validité et conforme au dispositif Qualiopi en vigueur. Une certification arrivée à échéance ne peut plus être reprise dans les mêmes conditions.
La certification ne doit pas être suspendue ou retirée
Le transfert n’est pas possible lorsque la certification de l’organisme est suspendue ou a été retirée.
La présence de non-conformités encore ouvertes n’interdit pas nécessairement le transfert tant que le certificat demeure valide. Ces non-conformités sont toutefois étudiées par le nouvel organisme certificateur et peuvent influer sur sa décision.
Le nouvel organisme certificateur doit être accrédité
L’organisme récepteur vérifie que les catégories d’actions concernées entrent dans la portée de son accréditation. Un organisme simplement déclaré recevable auprès du Cofrac, mais pas encore accrédité, n’est pas autorisé à accepter des transferts de certification.
Le statut et la portée d’accréditation des organismes certificateurs peuvent être consultés dans l’annuaire officiel du Cofrac.
Comment se déroule le transfert d’un certificat Qualiopi ?
1. La demande est adressée au nouvel organisme certificateur
L’organisme certifié transmet sa demande au certificateur qu’il souhaite voir reprendre son dossier.
En formulant cette demande, il autorise son ancien organisme certificateur à communiquer au nouvel organisme les informations nécessaires à l’examen du transfert.
2. Le nouvel organisme vérifie l’éligibilité du dossier
L’organisme récepteur contrôle notamment :
la validité du certificat ;
l’identité de l’organisme certifié ;
le périmètre de la certification ;
les catégories d’actions concernées ;
la compatibilité du périmètre avec sa propre accréditation ;
l’absence de suspension ou de retrait.
Cette vérification intervient avant toute décision de reprise.
3. L’ancien certificateur transmet le dossier
Le cadre réglementaire prévoit que l’ancien organisme certificateur transmette, dans un délai de 15 jours :
une copie du certificat délivré ;
le dossier détaillant les non-conformités constatées ;
le plan d’action associé à ces non-conformités.
Le nouvel organisme peut également examiner les conclusions des audits précédents, les éventuelles réclamations reçues et les actions correctives mises en œuvre.
4. Le nouvel organisme analyse la situation
À partir des documents reçus, le certificateur récepteur évalue la continuité et la conformité de la certification.
Cette analyse ne constitue pas automatiquement un nouvel audit initial. Une évaluation complémentaire peut néanmoins être décidée lorsque les informations disponibles ne permettent pas de confirmer directement la certification.
5. Une décision est rendue
Le texte prévoit une décision dans un délai de 30 jours. Trois issues sont possibles :
la reprise du dossier et la confirmation de la certification ;
l’organisation d’une évaluation adaptée ;
le refus du transfert.
En cas de refus, les motifs sont formulés par écrit et transmis à l’organisme demandeur.
Quels documents peuvent être demandés ?
Les informations réglementaires transmises entre les deux certificateurs sont complétées par les éléments administratifs permettant d’identifier l’organisme et son périmètre.
Le parcours de demande de transfert proposé par BCI France recueille notamment :
le numéro de déclaration d’activité ;
la raison sociale et les informations d’identification ;
les catégories d’actions certifiées ;
la liste des sites concernés ;
le certificat Qualiopi actuel ;
un extrait Kbis récent ;
certaines informations relatives à la demande de transfert.
Ces pièces permettent de vérifier la correspondance entre la structure candidate et le certificat présenté.
Un audit peut-il être organisé lors du transfert ?
Le transfert ne garantit pas systématiquement une reprise sans évaluation.
Après analyse du dossier, l’organisme récepteur peut décider d’organiser une évaluation adaptée. Cette décision dépend notamment :
des conclusions des audits précédents ;
de l’état des non-conformités ;
des actions correctives engagées ;
des réclamations éventuellement enregistrées ;
de la qualité et de l’exhaustivité des documents transmis.
Un audit complémentaire est notamment prévu lorsque l’ancien certificateur ne transmet pas de dossier détaillé ou lorsque le transfert fait suite à la non-obtention ou au retrait de son accréditation.
Dans cette situation, l’audit complémentaire comprend au minimum l’analyse d’une action réalisée depuis l’audit précédent pour chaque catégorie d’actions comprise dans le périmètre du certificat. Ses résultats peuvent conduire à l’acceptation ou au refus du transfert.
Que se passe-t-il si l’ancien certificateur ne transmet pas les documents ?
L’ancien organisme certificateur est tenu de communiquer les éléments prévus par la réglementation.
Lorsqu’il refuse de les transmettre, le nouvel organisme certificateur signale la situation à l’instance nationale d’accréditation. L’absence de dossier n’entraîne toutefois pas une acceptation automatique : une évaluation complémentaire peut être organisée avant toute reprise de la certification.
Le transfert modifie-t-il la durée du certificat ?
Le transfert ne crée pas un nouveau cycle de trois ans.
Lorsque la reprise est acceptée, le nouvel organisme certificateur émet un certificat qui conserve la date d’échéance du certificat précédent. Le calendrier initial de certification n’est donc pas remis à zéro.
À compter de la délivrance du nouveau certificat :
le nouveau certificat devient applicable ;
l’ancien certificat devient caduc ;
les prochains audits restent déterminés à partir de l’échéance initiale.
Le transfert ne remplace donc pas un audit de surveillance ou un audit de renouvellement lorsque celui-ci arrive à échéance.
Que se passe-t-il en cas de perte d’accréditation du certificateur ?
Des dispositions particulières s’appliquent lorsqu’un organisme certificateur n’obtient pas son accréditation, la perd ou cesse son activité.
Selon la situation, les certificats déjà délivrés peuvent demeurer valides pendant une période transitoire de six mois. Les organismes concernés peuvent alors solliciter le transfert auprès d’un autre certificateur accrédité.
Lorsque le transfert fait suite à la non-obtention ou au retrait de l’accréditation, le nouvel organisme réalise un audit complémentaire avant de décider de reprendre la certification.
Le transfert peut-il être refusé ?
Le transfert n’est pas automatique.
L’organisme récepteur peut notamment refuser la reprise lorsque :
le certificat n’est plus valide ;
la certification est suspendue ou retirée ;
le périmètre ne correspond pas à sa portée d’accréditation ;
les éléments transmis ne permettent pas de confirmer la conformité ;
les conclusions de l’évaluation complémentaire ne permettent pas la reprise.
Tout refus doit être motivé par écrit.
Transférer son certificat Qualiopi vers BCI France
BCI France est accrédité par le Cofrac pour la certification des organismes de formation Qualiopi sous le numéro d’accréditation 5-0622. Son statut figure comme accrédité dans l’annuaire officiel du Cofrac.
BCI France met à disposition un parcours de demande de transfert en ligne permettant de renseigner le périmètre de la certification et de transmettre les premiers justificatifs nécessaires à l’étude du dossier. La demande est ensuite examinée conformément aux règles d’impartialité et aux modalités réglementaires applicables au transfert Qualiopi.
